Welke dossiers bestaan er in de jeugdhulp?

Het dossier bij het ondersteuningscentrum jeugdzorg (DOMINO OCJ) 

  • Het dossier bij het ondersteuningscentrum jeugdzorg bestaat uit een elektronisch (Domino) en een papieren gedeelte.  
  • Het bevat alle documenten die tijdens het hulpverleningsproces werden opgesteld.  
  • De consulent moet het kind of de jongere informeren over wat hij in het dossier schrijft en zal de nodige informatie uit het dossier doorgeven aan de betrokken hulpverleners.  

Het dossier bij de intersectorale toegangspoort (INSISTO ITP)

  • Het dossier bij de intersectorale toegangspoort bestaat uit de elektronische aanvragen voor niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp.  
  • Het bevat persoonsgegevens, vraagverheldering en diagnostiek in functie van de hulpvraag en het afgeleverde indicatiestellingsverslag dat bepaalt welke hulp je kan krijgen.  
  • Het dossier kan geraadpleegd worden door de regionale medewerkers van de intersectorale toegangspoort en voorzieningen waarbij je aangemeld werd.  
  • Je kan een kopie aanvragen bij je contactpersoon aanmelder.  

Het dossier in de crisisjeugdhulp (INSISTO CRISIS)

  • Het dossier bij de crisisjeugdhulp bestaat uit een registratie van de crisisvragen bij het crisismeldpunt. Ook de wijze van afhandeling staat hierin vermeld.  
  • Het bevat persoonsgegevens, een korte samenvatting van de vraag en een indicatie van de crisisjeugdhulp die nodig is.  
  • Het dossier kan geraadpleegd worden door medewerkers van de crisismeldpunten en voorzieningen uit het crisisnetwerk die je begeleiden.  
  • Je kan een kopie aanvragen bij je crisis-aanmelder of het crisismeldpunt.  

Het dossier voor cliëntoverleg of bemiddeling (INSISTO COBE)

  • Het dossier bij cliëntoverleg en bemiddeling bestaat uit een registratie van de vragen voor cliëntoverleg of bemiddeling bij het regionale team van  afdeling continuïteit en toegang (ACT) ().  
  • Het bevat persoonsgegevens, een korte samenvatting van de vraag, uit te nodigen betrokkenen en verdere afhandeling door de medewerker.  
  • Het dossier kan  geraadpleegd worden door de regionale medewerkers van ACT. Voor bemiddeling kan ook de aangestelde bemiddelaar de gegevens bekijken, voor cliëntoverleg de aangestelde voorzitter. 

Het dossier bij de jeugdrechtbank

Het dossier bij de jeugdrechtbank bestaat uit twee onderdelen: een administratief dossier en een persoonlijkheidsdossier. 

  1. Het administratief dossier bevat bijvoorbeeld ’proces-verbalen van de politie en beschikking en vonnissen van de jeugdrechter.  
  1. Het persoonlijkheidsdossier bevat gegevens die gaan over de persoonlijkheid van de minderjarige en het milieu en de omgeving waarin  het kind of de jongere leeft.  Het verslag van het maatschappelijk onderzoek van de consulent is hier een voorbeeld van.
  • Het dossier bevat dus informatie over de feiten en de omstandigheden van het misdrijf dat een jongere pleegde. Het kan ook informatie vermelden over de moeilijke situatie waarin de jongere zich bevindt.  
  • Het dossier wordt bijgehouden door de griffier van de jeugdrechtbank.  
  • Het dossier mag enkel gelezen worden door personen die bij de gerechtelijke procedure betrokken zijn.  

Het dossier bij de sociale dienst jeugdrechtbank (DOMINO SDJ) 

  • Het dossier bij de sociale dienst jeugdrechtbank bestaat uit een elektronisch (Domino) en een papieren gedeelte.  
  • Het bevat alle documenten die tijdens het hulpverleningsproces werden opgesteld.  
  • De consulent moet het kind of de jongere informeren over wat hij in het dossier schrijft en zal de nodige informatie uit het dossier doorgeven aan de betrokken hulpverleners.

Het dossier bij de gemeenschapsinstelling (DOMINO GI)

Het dossier bij de gemeenschapsinstelling bestaat uit een elektronisch dossier (Domino) waarin volgende informatie wordt bijgehouden en geregistreerd: 

  • Persoonsgegevens  
  • Juridische stukken (dagvaarding, beschikking, vonnis, arrest in beroep, processen-verbaal, …)  
  • Administratieve stukken: identificatiefiche, akkoord voor verlenging van de maatregel, verloftoestemming of weigering, toestemming voor extramurale activiteiten, melding van ontvluchting of ongewettigde afwezigheid, melding van heropname,…   
  • Forensisch Orthopedagogisch /Didactische gegevens: handelingsplan, schoolrapport, verslaggeving of informatie van externe voorzieningen of diensten mits uitdrukkelijke toestemming van de verstrekkers  
  • Stukken die de jongere zelf invult: levensverhaal, …   
  • Registraties van bezoekers, bijzondere maatregelen, ... 
  • Interne werkdocumenten en opvolgingsfiches inzake gebeurtenissen en maatregelen  
  • Gezondheidsgegevens   
  • Verslaggeving van en voor (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank.  
  • Persoonlijke notities in voorbereiding van formele verslaggeving aan (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank.   
  • Gegevens die door een derde als vertrouwelijk werden bestempeld.   
  • Gegevens die behoren tot de privésfeer van derden.   

Het dossier bij de private voorziening

Op Jeugdrecht (https://www.kennisplein.be/sites/Jeugdrecht/Pages/2015-05-Toegang-tot-het-dossier-in-de-jeugdhulp.aspx): “Elke betrokkene in de jeugdhulp heeft recht op een zorgvuldig bijgehouden en veilig bewaard dossier. Het decreet rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp formuleerde dit als een recht voor de minderjarige, het nieuwe decreet Integrale Jeugdhulp bepaalt dit als een machtiging tot verwerking van persoonsgegevens. 

  • Het dossier bij de private voorziening  kan gegevens bevatten over het kind of de jongere, , de hulp die hij zij krijgt en andere mensen die in het dossier betrokken zijn. In het geval van pleegzorg kan een dossier ook informatie over het gezin van de minderjarige, de pleegouders en de omgangsregeling bevatten.
  • Het dossier heeft verschillende doelen:
    • De begeleider kan snel en gestructureerd alle informatie over het kind of de jongere raadplegen.
    • dient ook om minderjarige, ouders, en leefomgeving te informeren en te betrekken bij wat de hulpverlener doet. Het dossier helpt ook bij het informeren en betrekken van andere hulpverleners of verwijzers. En tenslotte zullen hulpverleners (persoons)gegevens moeten bewaren om zich te verantwoorden ten opzichte van hun subsidiegever en zorginspectie. 
  • Het dossier omvat die gegevens die relevant zijn voor de hulpverlening. Het is dus geen verzameling van alle mogelijk interessante informatie. Er wordt verwacht van begeleiders en hulpverleners dat zij afwegen welke informatie bewaard moet worden om een goede zorg te kunnen bieden. .  
  • Zodra het dossier informatie over bepaalde personen inhoudt, speelt de wet bescherming persoonsgegevens, en mogelijk ook andere, specifieke regelgeving, zoals in de jeugdhulp. 

Begeleiding in cijfers (BINC)

  • BINC (begeleiding in cijfers) is het uniforme registratiesysteem voor de voorzieningen in de jeugdhulp.  
  • De data geven voorzieningen en agentschap Opgroeien een beter beeld van de bereikte doelgroep en de hulpverleningsprocessen.  
  • Het kind of de jongere heeft inzage, zoals bepaald in het decreet Rechtspositie van de minderjarige in de jeugdhulp. Meer informatie hierover is te vinden op de site Rechtspositie.  

Centraal aanmeldpunt (INSISTO CAP)

  • Een verwijzer, meestal een consulent van de sociale dienst jeugdrechtbank, soms ook de griffier of jeugdrechter, dient een aanvraag in voor een plaats in een gemeenschapsinstelling of het Vlaams detentiecentrum.  
  • Deze aanvragen verlopen verplicht via het centraal aanmeldpunt CAP.
  • Eén elektronische aanmelding volstaat om te weten of er plaats is in een gemeenschapsinstelling of in het Vlaams detentiecentrum. Het centraliseren van de aanmeldingen gebeurt met een elektronische toepassing.