Dossier en gegevensdeling

Reden 1

Er werken heel veel diensten in de jeugdhulp die meestal een eigen registratiesysteem hebben. Sommige systemen dienen om hulp aan te vragen of bij te houden wat er tijdens de hulpverlening gebeurt. Andere systemen worden door de overheid gebruikt om voorzieningen in de jeugdhulp te kunnen subsidiëren.

Agentschap Opgroeien wil daarom dat enkele basisgegevens op dezelfde manier beschikbaar worden om:

• de hulpverlening sneller en efficiënter te laten verlopen;
• het beleid voor hulpverlening over de sectoren heen nog beter op mekaar af te stemmen.

Reden 2

Het agentschap Opgroeien geeft subsidies aan voorzieningen. Dankzij die subsidies kunnen voorzieningen hulp aanbieden. Het agentschap verwacht wel dat de voorziening bij elke hulp gegevens in haar systemen bijhoudt om:

• aan te tonen dat de voorziening het geld op een correcte manier besteedt. 
• een beeld te krijgen van de hulpverlening. Zo kan het agentschap haar beleid beter uittekenen en of bijsturen. 

De gegevensdeling heeft zowel voordelen voor het kind en de jongere als voor de diensten in de jeugdhulp. Dankzij gegevensdeling worden gegevens op het juiste moment met de juiste personen gedeeld om zo de beste hulp aan te bieden. Hulpverleners moeten zo minder dubbel werk doen en kunnen meer tijd besteden aan de gezinnen, kinderen en jongeren zelf.

Agentschap Opgroeien houdt volgende informatie bij:

• Contactgegevens van het kind en het gezin. Zo kan een collega hulpverlener snel de juiste personen contacteren.
• Welke hulp er werd ingezet.
• Hoe de situatie was toen de hulp werd stopgezet.

Wanneer agentschap Opgroeien zelf de hulp- en dienstverlening organiseert (Gemeenschaps-instellingen, Toegangspoort, OCJ en SDJ) worden ook nog andere gegevens bijgehouden. Meer informatie over de verschillende dossiers vind je hier (link naar stukje “welke dossiers zijn er in de jeugdhulp”)

• Enkel hulpverleners die rechtstreeks bij het gezin betrokken zijn, hebben toegang tot het dossier van een kind of jongere.
• Medewerkers van agentschap Opgroeien of andere (overheids)instellingen kunnen individuele dossiers niet inkijken. Zij kunnen enkel geanonimiseerde gegevens opvragen. Die algemene gegevens helpen bij het verbeteren van de jeugdzorg of maken wetenschappelijk onderzoek mogelijk. Er wordt ook bijgehouden wie inlogt in een dossier, om zo eventueel misbruik te voorkomen.

De hulpverlener registreert de gegevens op basis van het rijksregisternummer. De keuze om op basis van het rijksregisternummer te werken is divers:

• Het nummer bestaat al en is gegarandeerd uniek.
• Het nummer wordt in andere domeinen en sectoren, bv. ziekenhuizen, gebruikt en blijkt effectief.
• Werken met het rijksregisternummer is eenvoudig. De jongere of iemand uit zijn omgeving kan het rijksregisternummer aan de hulpverlener geven. De hulpverlener zoekt via het rijksregisternummer officiële gegevens op (voornaam, naam, geslacht, geboortedatum). Agentschap Opgroeien kreeg toestemming om het rijksregisternummer op te halen nadat het aantoonde alle veiligheidsmaatregelen na te leven en de persoonsgegevens van ouders en kinderen te beschermen.  De hulpverlener is ook gebonden omwille van beroepsgeheim en/of een vertrouwelijkheidsclausule.
• Het is belangrijk om enkel unieke kinderen die hulp krijgen te registeren. Kinderen die meerdere keren voorkomen, mogen niet dubbel worden geteld.

In de hulpverlening gelden strenge regels voor digitale dossiers. De digitale dossiers van agentschap Opgroeien worden steeds gebouwd in een streng beveiligde omgeving. Hulpverleners kunnen daar alleen inloggen met hun identiteitskaart en persoonlijke code. We houden ook bij wie op welk moment toegang had tot de dossiers.  

Persoonsgegevens (dit zijn alle gegevens die jou kunnen identificeren als persoon) zijn altijd afgeschermd van de buitenwereld. We geven ook nooit persoonsgegevens door aan derden. Bovendien zijn hulpverleners gebonden door het beroepsgeheim.

Niet alle informatie die een hulpverlener over een kind of jongere opslaat, registreert en bewaart, wordt gedeeld. Er zijn twee soorten van informatie: 

1.Gevoelige informatie

Hulpverleners hebben geheimhoudingsplicht. Wat een kind of jongere in vertrouwen vertelt, mag hij niet zomaar doorvertellen. Hulpverleners zijn gebonden aan het beroepsgeheim. Om hun werk goed te kunnen uitvoeren, moeten zij regelmatig informatie delen met andere hulpverleners. Hierbij gelden een aantal principes en voorwaarden:

• het gaat om het delen van informatie met andere hulpverleners (en dus niet met bv. de politie);  
• de informatie moet noodzakelijk zijn voor het bieden van kwaliteitsvolle zorg;  
• het delen van informatie moet in het belang zijn van de hulp en van het kind of de jongere;  
• de informatie mag enkel gedeeld worden tussen mensen die in eenzelfde mate gebonden zijn aan het beroepsgeheim;  
• het kind of de jongere moet bij voorkeur zijn geïnformeerde toestemming geven voordat de informatie wordt gedeeld.  

2. Feitelijke gegevens  

Binnen de jeugdhulp wordt veel belang gehecht aan continuïteit. Zo is het belangrijk dat hulpverleners de kinderen en jongeren gemakkelijk kunnen bereiken. Daarom worden zijn contactgegevens centraal bewaard. Wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt voor hetzelfde gezin, worden deze gegevens ook voor dit dossier gebruikt. Daarbij bestaat steeds de mogelijkheid om deze gegevens op te vragen en te corrigeren.

Wanneer een hulpverlener een dossier aanmaakt voor een kind of jongere, heeft hij dus misschien al enkele gegevens, zoals: 

• naam, domicilie-adres, geboortedatum, verblijfsadres, telefoonnummer en e-mailadres, indien dit al ooit aan een andere hulpverlener is gegeven;
• namen, eventueel geboortedatum en contactgegevens van belangrijke betrokkenen die kunnen of moeten betrokken worden bij de hulpverlening, zoals ouders, broers en zussen en eventueel andere belangrijke personen uit de leefomgeving van de minderjarige;
• welke andere hulpverleners er nog bij de hulpvraag betrokken zijn en hun contactgegevens.

Belangrijk: Een hulpverlener kan niet zomaar contact opnemen met andere hulpverleners. Hij moet dit steeds bespreken met de minderjarige en/of met de ouders.

De regelgeving over de bewaartermijnen van jeugdhulpdossiers stelt het evenwicht tussen het recht op privacy en vergetelheid en het recht op inzage in eigen dossiers voorop.

• Dossiers van de intersectorale toegangspoort, de sociale diensten jeugdrechtbank en de gemandateerde voorzieningen worden bijgehouden tot een jongere de leeftijd van 35 jaar bereikt en erna vernietigd. De keuze voor een vaste bewaartermijn tot de leeftijd van 35 jaar - in plaats van een maximale bewaartermijn - zorgt voor gelijkheid voor alle minderjarigen. Die uniformiteit in de bewaartermijn was ook een vraag van de gebruikersorganisaties en jongeren zelf. De regelgeving rond de bewaartermijn van dossiers van de intersectorale toegangspoort, de sociale diensten jeugdrechtbank en de gemandateerde voorzieningen is terug te vinden in de artikelen 20, 61 en 85 van het BVR van 12 februari 2014 betreffende de integrale jeugdhulp.
• Dossiers van private voorzieningen jeugdhulp over een minderjarige (en eventueel over het gezin waartoe hij behoort), met alle nuttige gegevens voor de hulp- en dienstverlening, worden bewaard tot de jongere de leeftijd van vijfendertig jaar heeft bereikt. De regelgeving rond de bewaartermijn van dossiers van private voorzieningen jeugdhulp is terug te vinden in artikel 11 tweede lid, 12° en 13° van het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de erkenningsvoorwaarden en de subsidienormen voor voorzieningen in de jeugdhulp (vlaanderen.be)
• De gemeenschapsinstellingen bewaren het dossier van een minderjarige die een delict heeft gepleegd of hiervan wordt verdacht, tot de betrokkene de leeftijd van 35 jaar heeft bereikt. De regelgeving rond de bewaartermijn van dossiers van de gemeenschapsinstellingen is terug te vinden in artikel 6 van het Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 15 februari 2019 betreffende het jeugddelinquentierecht, wat betreft de organisatie, samenstelling en werking van de afdelingen gesloten oriëntatie, gesloten begeleiding en gesloten begeleiding van maximaal twee, vijf of zeven jaar in de gemeenschapsinstellingen (vlaanderen.be)

De betrokkene wordt bij het afsluiten van het dossier altijd geïnformeerd over de bewaartermijn en over het feit dat hij een kopie van dit dossier kan krijgen indien gewenst. Hij kan het beste beoordelen of zijn dossier na het verstrijken van de bewaartermijn voor hem nog nut kan hebben. Als hij oordeelt dat dit het geval is, moet hij de mogelijkheid krijgen om erover te beschikken in de vorm van een kopie. 

Het dossier bij het ondersteuningscentrum jeugdzorg (DOMINO OCJ) 

• Het dossier bij het ondersteuningscentrum jeugdzorg bestaat uit een elektronisch (Domino) en een papieren gedeelte.  
• Het bevat alle documenten die tijdens het hulpverleningsproces werden opgesteld.  
• De consulent moet het kind of de jongere informeren over wat hij in het dossier schrijft en zal de nodige informatie uit het dossier doorgeven aan de betrokken hulpverleners.  

Het dossier bij de intersectorale toegangspoort (INSISTO ITP)

• Het dossier bij de intersectorale toegangspoort bestaat uit de elektronische aanvragen voor niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp.  
• Het bevat persoonsgegevens, vraagverheldering en diagnostiek in functie van de hulpvraag en het afgeleverde indicatiestellingsverslag dat bepaalt welke hulp je kan krijgen.  
• Het dossier kan geraadpleegd worden door de regionale medewerkers van de intersectorale toegangspoort en voorzieningen waarbij je aangemeld werd.  
• Je kan een kopie aanvragen bij je contactpersoon aanmelder.  

Het dossier in de crisisjeugdhulp (INSISTO CRISIS)

• Het dossier bij de crisisjeugdhulp bestaat uit een registratie van de crisisvragen bij het crisismeldpunt. Ook de wijze van afhandeling staat hierin vermeld.  
• Het bevat persoonsgegevens, een korte samenvatting van de vraag en een indicatie van de crisisjeugdhulp die nodig is.  

• Het dossier kan geraadpleegd worden door medewerkers van de crisismeldpunten en voorzieningen uit het crisisnetwerk die je begeleiden.  
• Je kan een kopie aanvragen bij je crisis-aanmelder of het crisismeldpunt.  

Het dossier voor cliëntoverleg of bemiddeling (INSISTO COBE)

• Het dossier bij cliëntoverleg en bemiddeling bestaat uit een registratie van de vragen voor cliëntoverleg of bemiddeling bij het regionale team van  afdeling continuïteit en toegang (ACT) ().  
• Het bevat persoonsgegevens, een korte samenvatting van de vraag, uit te nodigen betrokkenen en verdere afhandeling door de medewerker.  
• Het dossier kan  geraadpleegd worden door de regionale medewerkers van ACT. Voor bemiddeling kan ook de aangestelde bemiddelaar de gegevens bekijken, voor cliëntoverleg de aangestelde voorzitter. 

Het dossier bij de jeugdrechtbank

Het dossier bij de jeugdrechtbank bestaat uit twee onderdelen: een administratief dossier en een persoonlijkheidsdossier. 

1. Het administratief dossier bevat bijvoorbeeld ’proces-verbalen van de politie en beschikking en vonnissen van de jeugdrechter.  

2. Het persoonlijkheidsdossier bevat gegevens die gaan over de persoonlijkheid van de minderjarige en het milieu en de omgeving waarin  het kind of de jongere leeft.  Het verslag van het maatschappelijk onderzoek van de consulent is hier een voorbeeld van.

• Het dossier bevat dus informatie over de feiten en de omstandigheden van het misdrijf dat een jongere pleegde. Het kan ook informatie vermelden over de moeilijke situatie waarin de jongere zich bevindt.  
• Het dossier wordt bijgehouden door de griffier van de jeugdrechtbank.  
• Het dossier mag enkel gelezen worden door personen die bij de gerechtelijke procedure betrokken zijn.  

Het dossier bij de sociale dienst jeugdrechtbank (DOMINO SDJ) 

• Het dossier bij de sociale dienst jeugdrechtbank bestaat uit een elektronisch (Domino) en een papieren gedeelte.  
• Het bevat alle documenten die tijdens het hulpverleningsproces werden opgesteld.  
• De consulent moet het kind of de jongere informeren over wat hij in het dossier schrijft en zal de nodige informatie uit het dossier doorgeven aan de betrokken hulpverleners.

Het dossier bij de gemeenschapsinstelling (DOMINO GI)

Het dossier bij de gemeenschapsinstelling bestaat uit een elektronisch dossier (Domino) waarin volgende informatie wordt bijgehouden en geregistreerd: 

• Persoonsgegevens  
• Juridische stukken (dagvaarding, beschikking, vonnis, arrest in beroep, processen-verbaal, …)  
• Administratieve stukken: identificatiefiche, akkoord voor verlenging van de maatregel, verloftoestemming of weigering, toestemming voor extramurale activiteiten, melding van ontvluchting of ongewettigde afwezigheid, melding van heropname,…   
• Forensisch Orthopedagogisch /Didactische gegevens: handelingsplan, schoolrapport, verslaggeving of informatie van externe voorzieningen of diensten mits uitdrukkelijke toestemming van de verstrekkers  
• Stukken die de jongere zelf invult: levensverhaal, …   

• Registraties van bezoekers, bijzondere maatregelen, ... 
• Interne werkdocumenten en opvolgingsfiches inzake gebeurtenissen en maatregelen  
• Gezondheidsgegevens   
• Verslaggeving van en voor (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank.  
• Persoonlijke notities in voorbereiding van formele verslaggeving aan (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank.   

• Gegevens die door een derde als vertrouwelijk werden bestempeld.   
• Gegevens die behoren tot de privésfeer van derden.   

Het dossier bij de private voorziening

Op Jeugdrecht (https://www.kennisplein.be/sites/Jeugdrecht/Pages/2015-05-Toegang-tot-het-dossier-in-de-jeugdhulp.aspx): “Elke betrokkene in de jeugdhulp heeft recht op een zorgvuldig bijgehouden en veilig bewaard dossier. Het decreet rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp formuleerde dit als een recht voor de minderjarige, het nieuwe decreet Integrale Jeugdhulp bepaalt dit als een machtiging tot verwerking van persoonsgegevens. 

• Het dossier bij de private voorziening  kan gegevens bevatten over het kind of de jongere, , de hulp die hij zij krijgt en andere mensen die in het dossier betrokken zijn. In het geval van pleegzorg kan een dossier ook informatie over het gezin van de minderjarige, de pleegouders en de omgangsregeling bevatten.
• Het dossier heeft verschillende doelen:
  • De begeleider kan snel en gestructureerd alle informatie over het kind of de jongere raadplegen.
  • dient ook om minderjarige, ouders, en leefomgeving te informeren en te betrekken bij wat de hulpverlener doet. Het dossier helpt ook bij het informeren en betrekken van andere hulpverleners of verwijzers. En tenslotte zullen hulpverleners (persoons)gegevens moeten bewaren om zich te verantwoorden ten opzichte van hun subsidiegever en zorginspectie. 
• Het dossier omvat die gegevens die relevant zijn voor de hulpverlening. Het is dus geen verzameling van alle mogelijk interessante informatie. Er wordt verwacht van begeleiders en hulpverleners dat zij afwegen welke informatie bewaard moet worden om een goede zorg te kunnen bieden. .  
• Zodra het dossier informatie over bepaalde personen inhoudt, speelt de wet bescherming persoonsgegevens, en mogelijk ook andere, specifieke regelgeving, zoals in de jeugdhulp. 

Begeleiding in cijfers (BINC)

• BINC (begeleiding in cijfers) is het uniforme registratiesysteem voor de voorzieningen in de jeugdhulp.  
• De data geven voorzieningen en agentschap Opgroeien een beter beeld van de bereikte doelgroep en de hulpverleningsprocessen.  
• Het kind of de jongere heeft inzage, zoals bepaald in het decreet Rechtspositie van de minderjarige in de jeugdhulp. Meer informatie hierover is te vinden op de site Rechtspositie.  

Centraal aanmeldpunt (INSISTO CAP)

• Een verwijzer, meestal een consulent van de sociale dienst jeugdrechtbank, soms ook de griffier of jeugdrechter, dient een aanvraag in voor een plaats in een gemeenschapsinstelling of het Vlaams detentiecentrum.  
• Deze aanvragen verlopen verplicht via het centraal aanmeldpunt CAP.
• Eén elektronische aanmelding volstaat om te weten of er plaats is in een gemeenschapsinstelling of in het Vlaams detentiecentrum. Het centraliseren van de aanmeldingen gebeurt met een elektronische toepassing.  

De jongere

• De consulent dient altijd de bekwaamheid van een jongere te beoordelen. Wanneer iemand ouder dan 12 jaar is, mag men uitgaan van die bekwaamheid, behalve als er argumenten zijn die het tegendeel bewijzen. 
• Wanneer iemand jonger dan twaalf jaar is, dient de consulent of begeleider dat per kind te beoordelen
• Indien een minderjarige zijn recht tot toegang niet zelf kan uitoefenen, kan dit door de wettelijk vertegenwoordiger gebeuren of door een vertrouwenspersoon in het geval van tegenstrijdige belangen.  

De ouders of wettelijke vertegenwoordigers

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers kunnen toegang vragen in eigen naam of in naam van de jongere.  

Persoon die met de jongere samenwoont

Buiten de ouders of opvoedingsverantwoordelijken zijn personen waarmee de minderjarige samenwoont.  

Andere personen die niet met de jongere samenwonen

Dit zijn personen die niet met de jongere samenwonen, maar wel in het dossier voorkomen of informatie aangeleverd hebben voor het dossier zoals bijvoorbeeld leerkrachten, vrienden, hulpverleners,… 

Hoe kan je toegang krijgen tot je dossier bij het ondersteuningscentrum jeugdzorg en de sociale dienst jeugdrechtbank?

• Vraag schriftelijk toegang tot je dossier aan je consulent (via mail of brief). Als dat niet lukt (bijv. je hebt geen pc of mail), kan de consulent je mondelinge vraag noteren. De consulent moet dan drie keer een aanvraagsjabloon invullen en jij - als aanvrager - moet die drie documenten ondertekenen. Dit sjabloon wordt dan geregistreerd in Domino. De consulent informeert zijn teamverantwoordelijke over de vraag.
• Heb je geen contact meer met je consulent of weet je niet meer wie dit was? Contacteer dan het ondersteuningscentrum jeugdzorg (OCJ) of de sociale dienst jeugdrechtbank (SDJ) van jouw regio. De contactgegevens vind je op de website.
• Na de aanvraag moet je toegang krijgen binnen de 15 dagen. Er zijn drie uitzonderingen waarbij de toegang kan worden uitgesteld, namelijk totdat:
  • het OCJ een teambeslissing heeft genomen na het onderzoek dat ze doen,
  • de jeugdrechter een vonnis heeft genomen,
  • het strafonderzoek van een dader ten aanzien van de minderjarige is afgerond.

Tot welke informatie heb je toegang?

Het algemeen principe is dat je toegang kan vragen tot de gegevens over jezelf of die je zelf hebt aangeleverd. Ook gegevens die tegelijk over jou én een derde gaan, zijn in principe toegankelijk. Hierop zijn wel een paar uitzonderingen mogelijk:

• De persoon die informatie geeft aan je consulent kan vragen om die informatie vertrouwelijk te behandelen. Personen over wie die informatie gaat, hebben dan geen toegang tot deze gegevens als ze om toegang verzoeken.
• Een minderjarige kan zich verzetten tegen de toegang van een persoon tot bepaalde gegevens.
• De consulent kan oordelen dat het niet in het belang is van de minderjarige dat die wordt geïnformeerd over bepaalde gegevens (agogische exceptie). 

Voor de dossiers bij de sociale dienst jeugdrechtbank is er nog een specifieke uitzondering: de gerechtelijke exceptie. Een consulent van de sociale dienst kan geen toegang geven tot de documenten die ter beschikking worden gesteld van de jeugdrechter of het Parket. De consulent zal je hiervoor doorverwijzen naar de griffie van de jeugdrechtbank, waar men dan inzage kan vragen in het jeugdrechtbankdossier. Ook tot stukken van het opsporingsonderzoek kan geen toegang worden verleend. Het opsporingsonderzoek is het geheel van de handelingen die ertoe strekken de misdrijven, hun daders en de bewijzen ervan op te sporen en de gegevens te verzamelen die dienstig zijn voor de uitoefening van de strafvordering.

Hoe wordt de toegang verleend? 

Er bestaat zowel het recht op inzage als het recht op afschrift of rapport.

• Inzage: je kan de papieren documenten of een outprint van verslagen uit het elektronisch dossier inkijken. Bij voorkeur geeft de consulent nog een mondelinge toelichting bij de informatie.
• Afschrift of rapport: je kan een afschrift van de gegevens krijgen die je hebt kunnen inkijken.  

Wat met dossiers bij de voorzieningen?

Jeugdhulpdossiers worden bewaard door de jeugdhulpvoorzieningen zelf. Om inzage te krijgen in die dossiers, moet je rechtstreeks contact opnemen met de betrokken voorziening(en). Je vindt de contactgegevens op de website.

In het huishoudelijk reglement van de gemeenschapsinstellingen vind je meer informatie hierover onder de titel Toegang tot het dossier.