Dossier en gegevensdeling

Verschillende hulpverleners en diensten staan klaar om een antwoord te bieden op de hulpvraag of ondersteuningsnood van het gezin. Om hun samenwerking vlot te laten verlopen, is het delen van bepaalde gegevens nodig. Daarom is e-Youth ontwikkeld. Het is een centraal platform voor het delen van gegevens tussen hulpverleners.

Dat brengt het “only once” principe binnen in de jeugdhulp. Informatie die al gekend is, moet niet opnieuw worden opgevraagd. Iedere hulpverlener werkt in de eigen toepassing en haalt daarin de gegevens op die voor hem relevant zijn. Hij moet enkel nog registreren wat specifiek is voor de eigen werking. Die inhoudelijke gegevens worden uiteraard niet gedeeld met anderen, omdat privacygevoelige gegevens worden afgeschermd. Ook jongeren zelf krijgen in de toekomst een plek waar zij kunnen kijken welke gegevens over hen worden gedeeld.

Meer info over e-Youth?
Neem een kijkje in het algemene luik of mail naar e-youth@opgroeien.be.

Meer informatie over het e-dossier en de systemen die gekoppeld zijn met e-Youth?
Neem een kijkje bij 'Werking'.

Omgaan met persoonsgegevens in e-mailverkeer

Een richtlijn verduidelijkt hoe om te gaan met  persoonsgegevens, bv. in e-mailverkeer:

Jeugdhulp werkt vooral met Binc, DOMINO en INSISTO voor het versturen of delen van persoonsgegevens. Deze toepassingen worden door Opgroeien gecontroleerd en kennen een hoge beveiliging. Dat betekent dat personen enkel die gegevens zien die nodig zijn voor het uitvoeren van hun taken en dat ze niet meer te zien krijgen dan wettelijk toegelaten.

Soms gebruiken medewerkers ook andere diensten voor de uitwisseling van informatie:

  • dropbox
  • wetransfer
  • google drive
  • microsoft onedrive
  • windows azure
  • boxnet
  • issuu

De gegevensoverdracht is hier niet of onvoldoende beveiligd en mag dus niet gebruikt worden voor het doorgeven van persoonsgegevens. Voor de uitwisseling van niet-vertrouwelijke gegevens, zoals bouwplannen, drukbestanden,… is het wel toegestaan.

Wie gebruikmaakt van een van bovengenoemde diensten of een variant, moet dit melden aan dpo@opgroeien.be met een omschrijving van de verwerking.

Veelgestelde vragen

Reden 1

Er werken heel veel diensten in de jeugdhulp die meestal een eigen registratiesysteem hebben. Sommige systemen dienen om hulp aan te vragen of bij te houden wat er tijdens de hulpverlening gebeurt. Andere systemen worden door de overheid gebruikt om voorzieningen in de jeugdhulp te kunnen subsidiëren.

Agentschap Opgroeien wil daarom dat enkele basisgegevens op dezelfde manier beschikbaar worden om:

  • de hulpverlening sneller en efficiënter te laten verlopen;
  • het beleid voor hulpverlening over de sectoren heen nog beter op mekaar af te stemmen.

Reden 2

Het agentschap Opgroeien geeft subsidies aan voorzieningen. Dankzij die subsidies kunnen voorzieningen hulp aanbieden. Het agentschap verwacht wel dat de voorziening bij elke hulp gegevens in haar systemen bijhoudt om:

  • aan te tonen dat de voorziening het geld op een correcte manier besteedt. 
  • een beeld te krijgen van de hulpverlening. Zo kan het agentschap haar beleid beter uittekenen en of bijsturen. 

De gegevensdeling heeft zowel voordelen voor het kind en de jongere als voor de diensten in de jeugdhulp. Dankzij gegevensdeling worden gegevens op het juiste moment met de juiste personen gedeeld om zo de beste hulp aan te bieden. Hulpverleners moeten zo minder dubbel werk doen en kunnen meer tijd besteden aan de gezinnen, kinderen en jongeren zelf.

Agentschap Opgroeien houdt volgende informatie bij:

  • Contactgegevens van het kind en het gezin. Zo kan een collega hulpverlener snel de juiste personen contacteren.
  • Welke hulp er werd ingezet.
  • Hoe de situatie was toen de hulp werd stopgezet.

Wanneer agentschap Opgroeien zelf de hulp- en dienstverlening organiseert (Gemeenschaps-instellingen, Toegangspoort, OCJ en SDJ) worden ook nog andere gegevens bijgehouden. Meer informatie over de verschillende dossiers vind je hier (link naar stukje “welke dossiers zijn er in de jeugdhulp”)

  • Enkel hulpverleners die rechtstreeks bij het gezin betrokken zijn, hebben toegang tot het dossier van een kind of jongere.
  • Medewerkers van agentschap Opgroeien of andere (overheids)instellingen kunnen individuele dossiers niet inkijken. Zij kunnen enkel geanonimiseerde gegevens opvragen. Die algemene gegevens helpen bij het verbeteren van de jeugdzorg of maken wetenschappelijk onderzoek mogelijk. Er wordt ook bijgehouden wie inlogt in een dossier, om zo eventueel misbruik te voorkomen.

De hulpverlener registreert de gegevens op basis van het rijksregisternummer. De keuze om op basis van het rijksregisternummer te werken is divers:

  • Het nummer bestaat al en is gegarandeerd uniek.
  • Het nummer wordt in andere domeinen en sectoren, bv. ziekenhuizen, gebruikt en blijkt effectief.
  • Werken met het rijksregisternummer is eenvoudig. De jongere of iemand uit zijn omgeving kan het rijksregisternummer aan de hulpverlener geven. De hulpverlener zoekt via het rijksregisternummer officiële gegevens op (voornaam, naam, geslacht, geboortedatum). Agentschap Opgroeien kreeg toestemming om het rijksregisternummer op te halen nadat het aantoonde alle veiligheidsmaatregelen na te leven en de persoonsgegevens van ouders en kinderen te beschermen.  De hulpverlener is ook gebonden omwille van beroepsgeheim en/of een vertrouwelijkheidsclausule.
  • Het is belangrijk om enkel unieke kinderen die hulp krijgen te registeren. Kinderen die meerdere keren voorkomen, mogen niet dubbel worden geteld.

In de hulpverlening gelden strenge regels voor digitale dossiers. De digitale dossiers van agentschap Opgroeien worden steeds gebouwd in een streng beveiligde omgeving. Hulpverleners kunnen daar alleen inloggen met hun identiteitskaart en persoonlijke code. We houden ook bij wie op welk moment toegang had tot de dossiers.  

Persoonsgegevens (dit zijn alle gegevens die jou kunnen identificeren als persoon) zijn altijd afgeschermd van de buitenwereld. We geven ook nooit persoonsgegevens door aan derden. Bovendien zijn hulpverleners gebonden door het beroepsgeheim.

Niet alle informatie die een hulpverlener over een kind of jongere opslaat, registreert en bewaart, wordt gedeeld. Er zijn twee soorten van informatie: 

1.Gevoelige informatie

Hulpverleners hebben geheimhoudingsplicht. Wat een kind of jongere in vertrouwen vertelt, mag hij niet zomaar doorvertellen. Hulpverleners zijn gebonden aan het beroepsgeheim. Om hun werk goed te kunnen uitvoeren, moeten zij regelmatig informatie delen met andere hulpverleners. Hierbij gelden een aantal principes en voorwaarden:

  • het gaat om het delen van informatie met andere hulpverleners (en dus niet met bv. de politie);  
  • de informatie moet noodzakelijk zijn voor het bieden van kwaliteitsvolle zorg;  
  • het delen van informatie moet in het belang zijn van de hulp en van het kind of de jongere;  
  • de informatie mag enkel gedeeld worden tussen mensen die in eenzelfde mate gebonden zijn aan het beroepsgeheim;  
  • het kind of de jongere moet bij voorkeur zijn geïnformeerde toestemming geven voordat de informatie wordt gedeeld.  

2. Feitelijke gegevens  

Binnen de jeugdhulp wordt veel belang gehecht aan continuïteit. Zo is het belangrijk dat hulpverleners de kinderen en jongeren gemakkelijk kunnen bereiken. Daarom worden zijn contactgegevens centraal bewaard. Wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt voor hetzelfde gezin, worden deze gegevens ook voor dit dossier gebruikt. Daarbij bestaat steeds de mogelijkheid om deze gegevens op te vragen en te corrigeren.

Wanneer een hulpverlener een dossier aanmaakt voor een kind of jongere, heeft hij dus misschien al enkele gegevens, zoals: 

  • naam, domicilie-adres, geboortedatum, verblijfsadres, telefoonnummer en e-mailadres, indien dit al ooit aan een andere hulpverlener is gegeven;
  • namen, eventueel geboortedatum en contactgegevens van belangrijke betrokkenen die kunnen of moeten betrokken worden bij de hulpverlening, zoals ouders, broers en zussen en eventueel andere belangrijke personen uit de leefomgeving van de minderjarige;
  • welke andere hulpverleners er nog bij de hulpvraag betrokken zijn en hun contactgegevens.

Belangrijk: Een hulpverlener kan niet zomaar contact opnemen met andere hulpverleners. Hij moet dit steeds bespreken met de minderjarige en/of met de ouders.

  • In de regelgeving over de verplichte bewaartermijnen van jeugdhulpdossiers staat het evenwicht tussen het recht op privacy en vergetelheid en het recht op inzage in eigen dossiers voorop. Zo worden dossiers van de intersectorale toegangspoort, de sociale diensten jeugdrechtbank en de gemandateerde voorzieningen bijgehouden tot een jongere de leeftijd van 35 jaar bereikt en erna vernietigd. De keuze voor een vaste bewaartermijn tot de leeftijd van 35 jaar - in plaats van een maximale bewaartermijn - zorgt voor gelijkheid voor alle minderjarigen. Voor alle jeugdhulpdossiers geldt dat deze na afsluiten bewaard worden tot de leeftijd van 35 jaar, ook dossiers bij de private voorzieningen jeugdhulp. Een dergelijke uniformiteit in de bewaartermijn was ook een vraag vanuit de gebruikersorganisaties en jongeren zelf.
  • Bij het afsluiten van het dossier, wordt de betrokkene geïnformeerd over de bewaartermijn en het feit dat hij een kopie van dit dossier kan krijgen indien gewenst. Hij kan het beste beoordelen of zijn dossier na het verstrijken van de bewaartermijn voor hem nog enig nut kan hebben. Indien de betrokkene oordeelt dat dit het geval is, moet hij de mogelijkheid krijgen om erover te beschikken in de vorm van een kopie.  
  • Voor de gemeenschapsinstellingen worden de dossiers bijgehouden tot 10 jaar nadat een jongere de instelling heeft verlaten. Papieren dossiers verhuizen daarna naar het Rijksarchief in Beveren.
  • De regelgeving rond de bewaartermijn van dossiers in de jeugdhulp staat in de artikelen 20, 61 en 85 van het BVR van 12 februari 2014 betreffende de integrale jeugdhulp.

Het dossier bij het ondersteuningscentrum jeugdzorg (DOMINO OCJ) 

  • Het dossier bij het ondersteuningscentrum jeugdzorg bestaat uit een elektronisch (Domino) en een papieren gedeelte.  
  • Het bevat alle documenten die tijdens het hulpverleningsproces werden opgesteld.  
  • De consulent moet het kind of de jongere informeren over wat hij in het dossier schrijft en zal de nodige informatie uit het dossier doorgeven aan de betrokken hulpverleners.  

Het dossier bij de intersectorale toegangspoort (INSISTO ITP)

  • Het dossier bij de intersectorale toegangspoort bestaat uit de elektronische aanvragen voor niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp.  
  • Het bevat persoonsgegevens, vraagverheldering en diagnostiek in functie van de hulpvraag en het afgeleverde indicatiestellingsverslag dat bepaalt welke hulp je kan krijgen.  
  • Het dossier kan geraadpleegd worden door de regionale medewerkers van de intersectorale toegangspoort en voorzieningen waarbij je aangemeld werd.  
  • Je kan een kopie aanvragen bij je contactpersoon aanmelder.  

Het dossier in de crisisjeugdhulp (INSISTO CRISIS)

  • Het dossier bij de crisisjeugdhulp bestaat uit een registratie van de crisisvragen bij het crisismeldpunt. Ook de wijze van afhandeling staat hierin vermeld.  
  • Het bevat persoonsgegevens, een korte samenvatting van de vraag en een indicatie van de crisisjeugdhulp die nodig is.  
  • Het dossier kan geraadpleegd worden door medewerkers van de crisismeldpunten en voorzieningen uit het crisisnetwerk die je begeleiden.  
  • Je kan een kopie aanvragen bij je crisis-aanmelder of het crisismeldpunt.  

Het dossier voor cliëntoverleg of bemiddeling (INSISTO COBE)

  • Het dossier bij cliëntoverleg en bemiddeling bestaat uit een registratie van de vragen voor cliëntoverleg of bemiddeling bij het regionale team van  afdeling continuïteit en toegang (ACT) ().  
  • Het bevat persoonsgegevens, een korte samenvatting van de vraag, uit te nodigen betrokkenen en verdere afhandeling door de medewerker.  
  • Het dossier kan  geraadpleegd worden door de regionale medewerkers van ACT. Voor bemiddeling kan ook de aangestelde bemiddelaar de gegevens bekijken, voor cliëntoverleg de aangestelde voorzitter. 

Het dossier bij de jeugdrechtbank

Het dossier bij de jeugdrechtbank bestaat uit twee onderdelen: een administratief dossier en een persoonlijkheidsdossier. 

  1. Het administratief dossier bevat bijvoorbeeld ’proces-verbalen van de politie en beschikking en vonnissen van de jeugdrechter.  
  1. Het persoonlijkheidsdossier bevat gegevens die gaan over de persoonlijkheid van de minderjarige en het milieu en de omgeving waarin  het kind of de jongere leeft.  Het verslag van het maatschappelijk onderzoek van de consulent is hier een voorbeeld van.
  • Het dossier bevat dus informatie over de feiten en de omstandigheden van het misdrijf dat een jongere pleegde. Het kan ook informatie vermelden over de moeilijke situatie waarin de jongere zich bevindt.  
  • Het dossier wordt bijgehouden door de griffier van de jeugdrechtbank.  
  • Het dossier mag enkel gelezen worden door personen die bij de gerechtelijke procedure betrokken zijn.  

Het dossier bij de sociale dienst jeugdrechtbank (DOMINO SDJ) 

  • Het dossier bij de sociale dienst jeugdrechtbank bestaat uit een elektronisch (Domino) en een papieren gedeelte.  
  • Het bevat alle documenten die tijdens het hulpverleningsproces werden opgesteld.  
  • De consulent moet het kind of de jongere informeren over wat hij in het dossier schrijft en zal de nodige informatie uit het dossier doorgeven aan de betrokken hulpverleners.

Het dossier bij de gemeenschapsinstelling (DOMINO GI)

Het dossier bij de gemeenschapsinstelling bestaat uit een elektronisch dossier (Domino) waarin volgende informatie wordt bijgehouden en geregistreerd: 

  • Persoonsgegevens  
  • Juridische stukken (dagvaarding, beschikking, vonnis, arrest in beroep, processen-verbaal, …)  
  • Administratieve stukken: identificatiefiche, akkoord voor verlenging van de maatregel, verloftoestemming of weigering, toestemming voor extramurale activiteiten, melding van ontvluchting of ongewettigde afwezigheid, melding van heropname,…   
  • Forensisch Orthopedagogisch /Didactische gegevens: handelingsplan, schoolrapport, verslaggeving of informatie van externe voorzieningen of diensten mits uitdrukkelijke toestemming van de verstrekkers  
  • Stukken die de jongere zelf invult: levensverhaal, …   
  • Registraties van bezoekers, bijzondere maatregelen, ... 
  • Interne werkdocumenten en opvolgingsfiches inzake gebeurtenissen en maatregelen  
  • Gezondheidsgegevens   
  • Verslaggeving van en voor (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank.  
  • Persoonlijke notities in voorbereiding van formele verslaggeving aan (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank.   
  • Gegevens die door een derde als vertrouwelijk werden bestempeld.   
  • Gegevens die behoren tot de privésfeer van derden.   

Het dossier bij de private voorziening

Op Jeugdrecht (https://www.kennisplein.be/sites/Jeugdrecht/Pages/2015-05-Toegang-tot-het-dossier-in-de-jeugdhulp.aspx): “Elke betrokkene in de jeugdhulp heeft recht op een zorgvuldig bijgehouden en veilig bewaard dossier. Het decreet rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp formuleerde dit als een recht voor de minderjarige, het nieuwe decreet Integrale Jeugdhulp bepaalt dit als een machtiging tot verwerking van persoonsgegevens. 

  • Het dossier bij de private voorziening  kan gegevens bevatten over het kind of de jongere, , de hulp die hij zij krijgt en andere mensen die in het dossier betrokken zijn. In het geval van pleegzorg kan een dossier ook informatie over het gezin van de minderjarige, de pleegouders en de omgangsregeling bevatten.
  • Het dossier heeft verschillende doelen:
    • De begeleider kan snel en gestructureerd alle informatie over het kind of de jongere raadplegen.
    • dient ook om minderjarige, ouders, en leefomgeving te informeren en te betrekken bij wat de hulpverlener doet. Het dossier helpt ook bij het informeren en betrekken van andere hulpverleners of verwijzers. En tenslotte zullen hulpverleners (persoons)gegevens moeten bewaren om zich te verantwoorden ten opzichte van hun subsidiegever en zorginspectie. 
  • Het dossier omvat die gegevens die relevant zijn voor de hulpverlening. Het is dus geen verzameling van alle mogelijk interessante informatie. Er wordt verwacht van begeleiders en hulpverleners dat zij afwegen welke informatie bewaard moet worden om een goede zorg te kunnen bieden. .  
  • Zodra het dossier informatie over bepaalde personen inhoudt, speelt de wet bescherming persoonsgegevens, en mogelijk ook andere, specifieke regelgeving, zoals in de jeugdhulp. 

Begeleiding in cijfers (BINC)

  • BINC (begeleiding in cijfers) is het uniforme registratiesysteem voor de voorzieningen in de jeugdhulp.  
  • De data geven voorzieningen en agentschap Opgroeien een beter beeld van de bereikte doelgroep en de hulpverleningsprocessen.  
  • Het kind of de jongere heeft inzage, zoals bepaald in het decreet Rechtspositie van de minderjarige in de jeugdhulp. Meer informatie hierover is te vinden op de site Rechtspositie 

Centraal aanmeldpunt (INSISTO CAP)

  • Een verwijzer, meestal een consulent van de sociale dienst jeugdrechtbank, soms ook de griffier of jeugdrechter, dient een aanvraag in voor een plaats in een gemeenschapsinstelling of het Vlaams detentiecentrum 
  • Deze aanvragen verlopen verplicht via het centraal aanmeldpunt CAP.
  • Eén elektronische aanmelding volstaat om te weten of er plaats is in een gemeenschapsinstelling of in het Vlaams detentiecentrum. Het centraliseren van de aanmeldingen gebeurt met een elektronische toepassing.  

De jongere

  • De consulent dient altijd de bekwaamheid van een jongere te beoordelen. Wanneer iemand ouder dan 12 jaar is, mag men uitgaan van die bekwaamheid, behalve als er argumenten zijn die het tegendeel bewijzen. 
  • Wanneer iemand jonger dan twaalf jaar is, dient de consulent of begeleider dat per kind te beoordelen
  • Indien een minderjarige zijn recht tot toegang niet zelf kan uitoefenen, kan dit door de wettelijk vertegenwoordiger gebeuren of door een vertrouwenspersoon in het geval van tegenstrijdige belangen.  

De ouders of wettelijke vertegenwoordigers

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers kunnen toegang vragen in eigen naam of in naam van de jongere.  

Persoon die met de jongere samenwoont

Buiten de ouders of opvoedingsverantwoordelijken zijn personen waarmee de minderjarige samenwoont.  

Andere personen die niet met de jongere samenwonen

Dit zijn personen die niet met de jongere samenwonen, maar wel in het dossier voorkomen of informatie aangeleverd hebben voor het dossier zoals bijvoorbeeld leerkrachten, vrienden, hulpverleners,… 

Hoe kan ik toegang krijgen tot mijn dossier bij Ondersteuningscentra Jeugdzorg en sociale diensten jeugdrechtbank?

  • Je vraagt best toegang tot je dossier aan de consulent. Dit gebeurt best schriftelijk (via e-mail of op papier).  
  • Als je niet schriftelijk de vraag kan stellen dan volstaat het dat de consulent je vraag noteert.
  • De vraag om toegang te krijgen tot je dossier moet bij voorkeur schriftelijk worden gesteld aan de consulent. Indien je in de onmogelijkheid zou zijn de vraag tot toegang schriftelijk te stellen (bijv. geen pc of email), kan het volstaan dat de consulent je mondelinge vraag noteert. De consulent dient dan drie keer een aanvraagsjabloon in te vullen en de persoon die de aanvraag doet moet die drie documenten ondertekenen. Dit sjabloon wordt dan geregistreerd in Domino en de consulent dient zijn teamverantwoordelijke te informeren over de vraag. Na de aanvraag dient de toegang te worden verleend binnen de 15 dagen. Er zijn echter wel drie uitzonderingen mogelijk waarbij de toegang kan uitgesteld worden: tot wanneer het OCJ een teambeslissing heeft genomen na het onderzoek dat ze doen, tot de jeugdrechter een vonnis heeft genomen en tot wanneer het strafonderzoek van een dader ten aanzien van de minderjarige is afgerond.

Tot welke informatie hebben jongeren in de jeugdhulp toegang?

Het algemeen principe is dat degene die toegang vraagt toegang heeft tot die gegevens die henzelf betreffen of die ze hebben aangeleverd. Ook gegevens die tegelijk over de betrokkene én een derde gaan zijn in principe toegankelijk. Hierop zijn wel wat uitzonderingen mogelijk. In de eerste plaats kan degene die informatie geeft aan de consulent vragen om die informatie als vertrouwelijk te behandelen. Het gevolg is dat de personen over wie die informatie gaat geen toegang krijgen tot deze gegevens als ze om toegang verzoeken. Verder kan de minderjarige zich verzetten tegen de toegang van een persoon tot welbepaalde gegevens en kan de consulent oordelen dat het niet in het belang is van de minderjarige dat die wordt geïnformeerd over welbepaalde gegevens (agogische exceptie). 

Voor de dossiers bij de sociale dienst jeugdrechtbank is er nog een specifieke uitzondering: de gerechtelijke exceptie. Een consulent van de sociale dienst kan geen toegang geven tot de documenten die ter beschikking worden gesteld van de jeugdrechter of het parket. Voor deze documenten kan de consulent doorverwijzen naar de griffie van de jeugdrechtbank waar men dan inzage kan vragen in het jeugdrechtbankdossier. Ook tot stukken van het opsporingsonderzoek kan geen toegang worden verleend. Het opsporingsonderzoek is het geheel van de handelingen die ertoe strekken de misdrijven, hun daders en de bewijzen ervan op te sporen en de gegevens te verzamelen die dienstig zijn voor de uitoefening van de strafvordering.

Hoe wordt de toegang verleend? 

Er bestaat zowel het recht op inzage als het recht op afschrift of rapport. Met inzage bedoelt men dat je papieren documenten of een outprint van verslagen uit het elektronisch dossier kan inkijken. Bij voorkeur geeft de consulent ook steeds een mondelinge toelichting bij de informatie. Daarnaast heb je ook steeds het recht op een afschrift van de gegevens die je hebt kunnen inkijken.  

  • Intersectorale toegangspoort  
  • Voorzieningen jeugdhulp  

Jeugdhulpdossiers worden bewaard in de voorziening zelf. Om inzage te krijgen in die dossiers, moet je dus rechtstreeks contact opnemen met de voorziening(en) zelf. 

Bij opname wordt elke jongere ingelicht (via informatiebrochure) over het bestaan van het recht op toegang tot zijn dossier en hoe ze dit kunnen verkrijgen. Wanneer een minderjarige effectief gebruik wil maken van zijn recht op inzage in het dossier, wordt deze vraag schriftelijk gesteld aan de hiervoor aangeduide persoon, die binnen de 15 dagen het dossier klaarmaakt en ontdoet van de zaken die niet ter inzage zijn (zie verder). Na de jongere de nodige tijd gegeven te hebben en hem hierin bijgestaan te hebben, tekent de jongere af voor inzage op de desbetreffende datum. Dit ondertekend document gaat mee in het dossier. 

Tot welke informatie hebben ze toegang?  

  • Juridische stukken (dagvaarding, beschikking, vonnis, arrest in beroep, processen-verbaal,…) 
  • Administratieve stukken: identificatiefiche, akkoord voor verlenging van de maatregel, verloftoestemming of weigering, toestemming voor extramurale activiteiten, melding van ontvluchting of ongewettigde afwezigheid, melding van heropname,…  
  • Pedagogische stukken: handelingsplan, schoolrapport, verslaggeving of informatie van externe voorzieningen of diensten mits uitdrukkelijke toestemming van de verstrekkers 
  • Stukken die de jongere zelf invult: levensverhaal, …
  • Interne werkdocumenten en opvolgingsfiches inzake gebeurtenissen en maatregelen
  • Gezondheidsgegevens  

Tot welke informatie heeft men geen toegang?

  • Verslaggeving van en voor (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank. Zie ook ‘hoe een jeugdhulpdossier opvragen’.
  • Persoonlijke notities in voorbereiding van formele verslaggeving aan (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank.
  • Gegevens die door een derde als vertrouwelijk werden bestempeld.
  • Gegevens die behoren tot de privé-sfeer van derden.  

Wanneer - in het belang van de jongere - het verzoek tot inzage geweigerd wordt (=agogische exceptie), dan wordt dit gemotiveerd in de aanvraag vermeld, met tevens de verwijzing naar een vertrouwenspersoon, die dan wel inzage kan verkrijgen.  

Na inzage of na weigering tot inzage krijgt de jongere de kans een aanvulling te schrijven die aan het dossier wordt toegevoegd. Zo heeft hij het recht zijn versie te geven van de gegevens die in het dossier voorkomen. 

De jongere kan een afschrift vragen van zijn dossier. Wanneer inzage niet mogelijk is en hij toegang krijgt door een toelichting of samenvatting, kan hij hiervan een rapport (schriftelijk verslag) aanvragen. Ieder afschrift en rapport is persoonlijk en vertrouwelijk, en mag enkel worden aangewend voor doeleinden van jeugdhulp. De persoon die een afschrift of rapport bezorgt, wijst de minderjarige hierop en voegt een toelichting in die zin bij het afschrift of rapport. 

De periode waarbinnen de jongere zijn recht op inzage kan uitoefenen, wordt bepaald door de bewaartermijn van het dossier (zie Bewaartermijnen dossiers in de jeugdhulp) 

Toegangsrecht door derden:  

  • Meerderjarige (ex)-cliënten: de meerderjarige (ex)-cliënt valt niet meer onder het decreet rechtspositie voor minderjarigen en heeft bijgevolg niet meer dezelfde rechten als de minderjarige. Concreet betekent dit dat er voor meerderjarigen enkel nog inzagerecht is voor gegevens die enkel over zichzelf gaan (op basis van de wet bescherming persoonsgegevens).  
  • Toegangsrecht door ouders: ouders hebben recht op toegang tot het dossier maar enkel over de gegevens die henzelf betreffen en de informatie die ze zelf verstrekt hebben. Ouders kunnen ook als wettelijke vertegenwoordiging van de minderjarige het recht op toegang tot het dossier uitoefenen maar enkel in geval de minderjarige zijn toegangsrecht niet zelfstandig kan uitoefenen (onbekwaamheid). Hun toegangsrecht beperkt zich dan tot de gegevens die de minderjarige betreffen en niet tot de contextuele gegevens die tegelijkertijd over de minderjarige en een derde handelen.  

Toegangsrecht door rechter: enkel een verklaring ten overstaan van een (onderzoeks)rechter kan op onbetwistbaar geldige manier het beroepsgeheim doorbreken. Enkel bij een bevelschrift van de onderzoeksrechter mag een dossier in beslag genomen worden door de politie.