Privacy

Opgroeien geeft subsidies aan voorzieningen. Dankzij die subsidies kunnen voorzieningen hulp aanbieden. Het agentschap verwacht wel dat de voorziening bij elke hulp gegevens in de registratiesystemen noteert om:

• er voor te zorgen dat je de best gepaste hulp krijgt
• aan te tonen dat de voorziening het geld op een correcte manier besteedt.
• een beeld te krijgen van de hulpverlening. Zo kan het agentschap haar beleid beter uittekenen en bijsturen.

Eigenlijk maken we een ‘rapport’ over de voorzieningen en de hulpverlening, niet over jou of je gezin.

• Enkel hulpverleners die bij jou of je gezin betrokken zijn, hebben toegang tot je dossier en dat enkel in hun eigen registratiesysteem. Een begeleider kan bijvoorbeeld niet gaan kijken in het dossier dat de consulent over je bijhoudt of omgekeerd.
• Er wordt altijd bijgehouden wie in een dossier inlogt, om zo eventueel misbruik te voorkomen. 
• Medewerkers van agentschap Opgroeien of andere (overheids)instellingen kunnen individuele dossiers niet inkijken. Zij kunnen wel geanonimiseerde gegevens opvragen. Die algemene gegevens helpen om de jeugdzorg te verbeteren of wetenschappelijk onderzoek mogelijk te maken.

Gegevensdeling wil zeggen dat voorzieningen en andere jeugdhulpaanbieders (consulenten, aanmelders, toegangspoort) persoonsgegevens noteren, bijhouden en kunnen opvragen. Sommige gegevens worden ook gedeeld met andere rechtstreeks betrokken hulpverleners (zie 'Wie heeft toegang tot mijn gegevens’) en met het agentschap Opgroeien.

De gegevensdeling heeft zowel voordelen voor jou als voor de voorzieningen in de jeugdhulp. Dankzij gegevensdeling worden gegevens op het juiste moment met de juiste personen gedeeld om zo de beste hulp aan te bieden. Zo hoeven we ook niet onnodig steeds hetzelfde te vragen aan jullie.

Sommige gegevens worden gedeeld tussen verschillende registratiesystemen. Dit doen we om de juiste informatie op het juiste moment bij alle betrokken jeugdhulpverleners te krijgen (zie ‘Wat is gegevensdeling’).
Het gaat om de volgende gegevens:

• Betrokken personen uit je netwerk met hun contactgegevens : ouders, broer/zus, voogd, vertrouwenspersoon. Als we contactgegevens van andere personen uit je netwerk willen delen met een andere hulpverlener, zullen we dat steeds vragen.
• De opgestarte hulp (dit wordt uitgedrukt in ‘hulpverleningsmodules’)

   

Er zijn maar weinig mensen die in je dossier mogen lezen.

Als je onbekwaam bent, kunnen je ouders je dossier lezen omdat zij het ouderlijk gezag over je uitoefenen en verantwoordelijk zijn voor je opvoeding. Maar wanneer je ouders en jijzelf verschillende belangen hebben, kan je vertrouwenspersoon je dossier lezen in plaats van je ouders.

Jijzelf mag, als je bekwaam bent, natuurlijk ook weten wat er in je dossier staat! (Als je niet bekwaam bent, doen je ouders dat in jouw plaats.)

Je bent in principe bekwaam om toegang te hebben tot je dossier vanaf 12 jaar.

Wanneer een hulpverlener of je ouders vinden dat je dan toch nog niet bekwaam bent, zullen zij moeten uitleggen waarom zij dit vinden.

Ben je jonger dan 12, dan ben je alleen bekwaam als je bewijst dat je wel weet wat goed voor jou is. Je consulent of je begeleider zal dit inschatten.

Daarnaast heeft iedereen die in het dossier vermeld wordt het recht om te weten wat er over hemzelf staat opgeschreven.

Jijzelf kan zaken in vertrouwen vertellen aan je hulpverleners. Je kan dan vragen dat je ouders of andere mensen met wie je samenwoont, deze stukken uit je dossier niet mogen lezen.

In principe mag je je dossier (zonder de stukken waarin iets staat dat je niet mag weten) gewoon lezen. Ook stukken die gaan over jou en je ouders of andere mensen met wie je samenwoont, mag je zelf lezen. Alleen wanneer stukken in je dossier gaan over jou én tegelijk over andere mensen met wie je niet samenwoont, mag je die niet zelf lezen. Dit zou een inbreuk zijn op hun privacy. Je kan wel te weten komen wat in deze stukken staat door hierover te praten met je hulpverleners.

Wanneer je vraagt om je dossier te mogen inkijken, moet dit binnen de 15 dagen gebeuren. Voor wat betreft de toegangspoort, de gemandateerde voorziening, of de jeugdrechter moet dat ten laatste wanneer de beslissing genomen wordt. Normaal gezien mag jij alles weten wat in je dossier staat.

Hierop bestaan 2 uitzonderingen:

1. Wanneer iemand iets vertelt aan één van je hulpverleners, kan deze persoon vragen om dit niet door te geven aan anderen. Deze gegevens zijn vertrouwelijk en mag ook jij dus niet weten.
2. Soms staan er zaken in je dossier over je situatie waarvan het beter is voor jou dat je ze niet weet. Als ze niet belangrijk zijn voor de hulp die je krijgt, mag je ze niet weten zolang je minderjarig bent. Je vertrouwenspersoon mag ze wel weten.

Je hebt het recht om op elk moment een kopie van je persoonlijke gegevens op te vragen. Zo kan je controleren of de informatie klopt.

Wil je toegang tot je dossier bij Ondersteuningscentra Jeugdzorg of de sociale diensten jeugdrechtbank, of je dossier bij de gemeenschapsinstelling, dan vraag je dit best schriftelijk (via mail of per brief) aan je consulent of je begeleider uit de gemeenschapsinstelling.

Als je inzage wilt in het dossier dat de private voorziening van je bijhoudt, spreek je best je begeleider aan.

Als je nog bijkomende vragen hebt, of er loopt iets mis bij het raadplegen van je dossier, dan kan je een mail sturen naar dpo@opgroeien.be. Je komt dan terecht bij een medeweker van agentschap Opgroeien die zich bezighoudt met bescherming van persoonsgegevens.

• In de hulpverlening gelden strenge regels voor dossiers. De digitale dossiers van agentschap Opgroeien worden steeds bijgehouden in een streng beveiligde omgeving. Hulpverleners kunnen daar alleen inloggen met hun identiteitskaart en persoonlijke code. We houden ook bij wie op welk moment toegang had tot de dossiers.
• Persoonsgegevens (dit zijn alle gegevens die jou kunnen identificeren als persoon) zijn altijd afgeschermd van de buitenwereld. We geven nooit persoonsgegevens door aan derden. Bovendien zijn hulpverleners gebonden door het beroepsgeheim.

• Dossiers van de intersectorale toegangspoort, de sociale diensten jeugdrechtbank, de gemandateerde voorzieningen en de private voorzieningen gesubsidieerd door agentschap Opgroeien worden bijgehouden tot de leeftijd van 35 jaar*.Daarna worden ze vernietigd.
• Voor de gemeenschapsinstellingen worden de dossiers bijgehouden tot 10 jaar nadat een jongere de instelling heeft verlaten. Papieren dossiers verhuizen daarna naar het Depot Vilvoorde.
• Bij het afsluiten van je dossier krijg je een bericht dat je, indien je dit wenst, een kopie van je dossier kan krijgen.

*Vroeger was deze bewaartermijn minder lang en niet voor iedereen gelijk. Door het optrekken van de maximumleeftijd voor voortgezette jeugdhulp (tot 25 jaar) en om dit voor iedereen gelijk te maken, geldt nu dat elk jeugdhulpdossiers bewaard wordt tot de leeftijd van 35 jaar. Dit was ook de vraag van heel wat mensen die vroeger jeugdhulp hebben gekregen.

Vragen over je dossier bij Opgroeien kan je stellen aan dpo@opgroeien.be. Je komt dan terecht bij een medeweker van Opgroeien die zich bezighoudt met bescherming van persoonsgegevens.

Klachten over je dossier kan je richten aan één van deze viercontacten:

1. Het meldpunt van Opgroeien beantwoordt vragen of klachten over de jeugdhulp in Vlaanderen. 
2. Opgroeien: dpo@opgroeien.be
3. De Vlaamse Toezichtscommissie 
4. De Gegevensbeschermingsautoriteit

Er werken heel veel diensten in de jeugdhulp die meestal een eigen registratiesysteem hebben. Sommige systemen dienen om hulp aan te vragen of bij te houden wat er tijdens de hulpverlening gebeurt. Andere systemen worden door de overheid gebruikt om voorzieningen in de jeugdhulp te kunnen subsidiëren.

Afhankelijk van het registratiesysteem, houdt agentschap Opgroeien dus meer of minder informatie over je bij. Het gaat minstens over deze informatie:

• Contactgegevens van jou en je gezin. Voor je naam, geboortedatum, geslacht en officieel adres gaan we daarvoor kijken in het rijksregister.
• Hoe je leefsituatie er uit zag bij het begin van de hulp (ga je naar school, zijn je ouders gescheiden …)
• Welke soort hulp er werd ingezet

Wil je meer weten over welke dossiersystemen er allemaal bestaan binnen agentschap Opgroeien, bekijk het antwoord bij 'Welke dossiers bestaan er in de jeugdhulp?'

Het dossier bij het ondersteuningscentrum jeugdzorg (DOMINO OCJ)

• Het dossier bij het ondersteuningscentrum jeugdzorg bestaat uit een elektronisch (Domino) en een papieren gedeelte.  
• Het bevat alle documenten die tijdens het hulpverleningsproces werden opgesteld.
• De consulent moet het kind of de jongere informeren over wat hij in het dossier schrijft en zal de nodige informatie uit het dossier doorgeven aan de betrokken hulpverleners.

Het dossier bij de intersectorale toegangspoort (INSISTO ITP)

• Het dossier bij de intersectorale toegangspoort bestaat uit de elektronische aanvragen voor niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp.
• Het bevat persoonsgegevens, vraagverheldering en diagnostiek in functie van de hulpvraag en het afgeleverde indicatiestellingsverslag dat bepaalt welke hulp je kan krijgen.
• Het dossier kan geraadpleegd worden door de regionale medewerkers van de intersectorale toegangspoort en voorzieningen waarbij je aangemeld werd.  
• Je kan een kopie aanvragen bij je contactpersoon aanmelder.

Het dossier in de crisisjeugdhulp (INSISTO CRISIS)

• Het dossier bij de crisisjeugdhulp bestaat uit een registratie van de crisisvragen bij het crisismeldpunt. Ook de wijze van afhandeling staat hierin vermeld.  
• Het bevat persoonsgegevens, een korte samenvatting van de vraag en een indicatie van de crisisjeugdhulp die nodig is.
• Het dossier kan geraadpleegd worden door medewerkers van de crisismeldpunten en voorzieningen uit het crisisnetwerk die je begeleiden.
• Je kan een kopie aanvragen bij je crisis-aanmelder of het crisismeldpunt.  

Het dossier voor cliëntoverleg of bemiddeling (INSISTO COBE)

• Het dossier bij cliëntoverleg en bemiddeling bestaat uit een registratie van de vragen voor cliëntoverleg of bemiddeling bij het regionale team van afdeling continuïteit en toegang (ACT).
• Het bevat persoonsgegevens, een korte samenvatting van de vraag, uit te nodigen betrokkenen en verdere afhandeling door de medewerker.
• Het dossier kan geraadpleegd worden door de regionale medewerkers van ACT. Voor bemiddeling kan ook de aangestelde bemiddelaar de gegevens bekijken, voor cliëntoverleg de aangestelde voorzitter.

Het dossier bij de jeugdrechtbank

Het dossier bij de jeugdrechtbank bestaat uit twee onderdelen: een administratief dossier en een persoonlijkheidsdossier.

1. Het administratief dossier bevat bijvoorbeeld ’proces-verbalen van de politie en beschikking en vonnissen van de jeugdrechter.
2. Het persoonlijkheidsdossier bevat gegevens die gaan over de persoonlijkheid van de minderjarige en het milieu en de omgeving waarin het kind of de jongere leeft. Het verslag van het maatschappelijk onderzoek van de consulent is hier een voorbeeld van.

• Het dossier bevat dus informatie over de feiten en de omstandigheden van het misdrijf dat een jongere pleegde. Het kan ook informatie vermelden over de moeilijke situatie waarin de jongere zich bevindt.
• Het dossier wordt bijgehouden door de griffier van de jeugdrechtbank.
• Het dossier mag enkel gelezen worden door personen die bij de gerechtelijke procedure betrokken zijn.

Het dossier bij de sociale dienst jeugdrechtbank (DOMINO SDJ)

• Het dossier bij de sociale dienst jeugdrechtbank bestaat uit een elektronisch (Domino) en een papieren gedeelte.
• Het bevat alle documenten die tijdens het hulpverleningsproces werden opgesteld.
• De consulent moet het kind of de jongere informeren over wat hij in het dossier schrijft en zal de nodige informatie uit het dossier doorgeven aan de betrokken hulpverleners.

Het dossier bij de gemeenschapsinstelling (DOMINO GI)

Het dossier bij de gemeenschapsinstelling bestaat uit een elektronisch dossier (Domino) waarin volgende informatie wordt bijgehouden en geregistreerd: 

• Persoonsgegevens
• Juridische stukken (dagvaarding, beschikking, vonnis, arrest in beroep, processen-verbaal, …)
• Administratieve stukken: identificatiefiche, akkoord voor verlenging van de maatregel, verloftoestemming of weigering, toestemming voor extramurale activiteiten, melding van ontvluchting of ongewettigde afwezigheid, melding van heropname, …
• Forensisch Orthopedagogisch /Didactische gegevens: handelingsplan, schoolrapport, verslaggeving of informatie van externe voorzieningen of diensten mits uitdrukkelijke toestemming van de verstrekkers
• Stukken die de jongere zelf invult: levensverhaal, …

• Registraties van bezoekers, bijzondere maatregelen, ...
• Interne werkdocumenten en opvolgingsfiches inzake gebeurtenissen en maatregelen
• Gezondheidsgegevens
• Verslaggeving van en voor (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank.
• Persoonlijke notities in voorbereiding van formele verslaggeving aan (de sociale dienst bij) de jeugdrechtbank.
• Gegevens die door een derde als vertrouwelijk werden bestempeld.
• Gegevens die behoren tot de privésfeer van derden.

Het dossier bij de private voorziening

• Het dossier bij de private voorziening  kan gegevens bevatten over het kind of de jongere, , de hulp die hij zij krijgt en andere mensen die in het dossier betrokken zijn. In het geval van pleegzorg kan een dossier ook informatie over het gezin van de minderjarige, de pleegouders en de omgangsregeling bevatten.
• Het dossier heeft verschillende doelen:
  • De begeleider kan snel en gestructureerd alle informatie over het kind of de jongere raadplegen.
  • Dient ook om minderjarige, ouders, en leefomgeving te informeren en te betrekken bij wat de hulpverlener doet. Het dossier helpt ook bij het informeren en betrekken van andere hulpverleners of verwijzers. En tenslotte zullen hulpverleners (persoons)gegevens moeten bewaren om zich te verantwoorden ten opzichte van hun subsidiegever en zorginspectie.
• Het dossier omvat die gegevens die relevant zijn voor de hulpverlening. Het is dus geen verzameling van alle mogelijk interessante informatie. Er wordt verwacht van begeleiders en hulpverleners dat zij afwegen welke informatie bewaard moet worden om een goede zorg te kunnen bieden.
• Zodra het dossier informatie over bepaalde personen inhoudt, speelt de wet bescherming persoonsgegevens, en mogelijk ook andere, specifieke regelgeving, zoals in de jeugdhulp.

Begeleiding in cijfers (BINC)

• BINC (begeleiding in cijfers) is het uniforme registratiesysteem voor de voorzieningen in de jeugdhulp.
• De data geven voorzieningen en agentschap Opgroeien een beter beeld van de bereikte doelgroep en de hulpverleningsprocessen.
• Het kind of de jongere heeft inzage, zoals bepaald in het decreet Rechtspositie van de minderjarige in de jeugdhulp. Meer informatie hierover is te vinden op de site Rechtspositie.

Centraal aanmeldpunt (INSISTO CAP)

• Een verwijzer, meestal een consulent van de sociale dienst jeugdrechtbank, soms ook de griffier of jeugdrechter, dient een aanvraag in voor een plaats in een gemeenschapsinstelling of het Vlaams detentiecentrum.
•  

Eén elektronische aanmelding volstaat om te weten of er plaats is in een gemeenschapsinstelling of in het Vlaams detentiecentrum. Het centraliseren van de aanmeldingen gebeurt met een elektronische toepassing.